顧客管理、仕入先管理の方法

今回は顧客管理、仕入先管理の方法です。

 

会社にとって大切な顧客や仕入先は取引が拡大するほど件数も増えるので、ルールを決めて適切に管理をしておくことが重要です。

 

顧客管理、仕入先管理

 

顧客や仕入先の管理は下記を参考に台帳にまとめておくのが良いでしょう。

 

 

顧客管理台帳を作成しよう

サンプルフォーマット

顧客台帳
 

記載事項

・顧客コード A1111

顧客ごとに適当な連番を決めて管理をするようにしてください。

 

・顧客名称(ヨミガナ)

 

・回収条件コード、回収条件

顧客からどのタイミングで代金を支払ってもらうかについて、その顧客と取引を開始する段階で取り決めをしておきましょう。

 

取引開始後に決定をするのはトラブルにつながりますので避けたほうが無難です。

 

回収条件には、都度払い、〇日締翌月〇日回収、〇日締2か月後〇日回収、などが考えられます。

 

件数が増えた時のために回収条件のマスタを作ってコード管理すると良いでしょう。

 

・取引通貨

海外取引を絶対にしない、という場合は不要ですが、将来的に海外取引の可能性が少しでもある場合は、欄を作っておきましょう。

 

あとから追加するのは手間がかかります。

 

・業種、地域

これらは任意項目ですが、業績の分析をするときのために必要な項目を入れておくと良いでしょう。

 

 

仕入先管理台帳を作成しよう

サンプルフォーマット

仕入先台帳

 

記載事項 

仕入先コード  B1111

仕入先名称(ヨミガナ)

・支払条件

・取引通貨

・業種

・地域

 

記載事項は基本的には顧客管理台帳と同様で問題ありません。

 

台帳を作成して、取引先ごとの情報をきちんとまとめておくことが重要です。

 

 

顧客や仕入れ先の新規登録、変更、削除等の注意点

会社がどの会社から仕入れを行い、どの顧客へ販売するかというのは極めて重要な事項です。

 

たとえ会社が販売を行っても、その顧客から代金を回収できなければ意味がありません。

 

どうように仕入先についても、必要なものが必要な時期に入手できるよう安定したサービスを提供している会社と取引をする必要があります。

 

ですから、新たな顧客や仕入先と取引を開始する場合は、取引条件を変更する場合は、取引先から決算情報を入手するなどして与信管理を行ったり、社内の適切なポジション(管理職や役員など)に就いている人間が取引開始・変更の承認を行う業務フローを構築しておくことが重要です。